Turun Kaupunkilähetys ry:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Turun Kaupunkilähetys ry
Revontulenkatu 4, 20200 Turku

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Katja Suominen
Revontulenkatu 4, 20180 Turku
katja.suominen@tukenasi.fi
puh. 040 5410718

3. Rekisterin nimi

Turun Kaupunkilähetys ry:n Asiakasrekisteri

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, mikä tarkoittaa rekisterin pitäjän tarvetta käsitellä henkilötietoja, voidakseen tarjota asiakkailleen palveluita.

  • asiakassuhteen suunnittelu, toteutus ja seuranta
  • jäsentoiminnan toteutus
  • rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi, suunnittelu ja seuranta
  • tieteellisiä ja historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Asiakkaaksi rekisterissä määritellään:

  • ammatillisesti koordinoidun vapaaehtoistyön asiakkaat
  • ammattilista apua saavat asiakkaat
  • vapaaehtoistyötä tekevät henkilöt
  • yhdistyksen jäsenet
  • sidosryhmien yhteyshenkilöt

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan henkilötietoja:

  • nimi
  • syntymävuosi
  • sukupuoli
  • äidinkieli
  • työelämästatus
  • tarvittavat yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
  • Muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt asiakassuhteen hoidolta kannalta välttämättömät tiedot, kuten elämäntilantilanne ja avun tarve, terveyteen, hyvinvointiin, asumisoloihin, eletyn elämän tapahtumiin, perhetilanteeseen ja ihmissuhteisiin, työ- ja opiskelutilanteeseen, harrastuksiin liittyvät asiat, synnyinmaa tai seksuaalinen käyttäytyminen.
  • Asiakkaan luvalla tehtävän verkostotyön yhteydessä rekisteröidyn tuesta vastaavien ammattilaistahojen näkemykset asiakkaan elämäntilanteesta ja avuntarpeesta, perhetilanteesta, asumisesta, talousasioista, opiskelu-, työttömyys-, työtilanteesta tai työhistoriasta, terveydestä ja ammatillisesta hoidosta ja tuesta, taloustilanteesta, sosiaalisesta verkostosta, harrastuksista, lapsuudesta, nuoruudesta ja aikuisiästä. Kyseisiä tietoja kerätään tarpeen mukaan, ei kaikista automaattisesti.
  • Tapahtumiin ja tilaisuuksiin ilmoittautuneiden tietoja kuten nimi, yhteystiedot, ruokarajoitukset.
  • Asiakkaan itsensä lähettämiä tietoja, jotka ovat oleellisia asiakkuuden hoidon kannalta. Kuten nettisivujemme yhteydenottolomake, sähköpostit, WhatsApp- ja tekstiviestit.

6. Mistä saamme tietoja?

  • rekisteröidyltä itseltään
  • rekisteröidyn asioista hoitavalta ammattilaiselta tai omaiselta
  • muilta kolmansilta osapuolilta sovellettavan lainsäädännön rajoissa

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Asiakastietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman rekisteröidyn suostumusta.

  • Annamme suullisesti tietoja rekisteröidyn tukihenkilölle tai suppeaa tietoa silloin, kun kartoitetaan sopivaa tukihenkilöä rekisteröidylle tai vapaaehtoiselle ryhmänohjaajalle
  • Annamme joko suullisesti tai sähköisesti rekisteröidyn luvalla rekisteröidyn asioita hoitavalle viranomaiselle tai muulle kolmansille osapuolille sovitusti

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita, jotka vastaavat omasta tietoturvallisuudestaan.

  • Käytössämme on Turun Kaupunkilähetys ry:n Clara-asiakastietojärjestelmä, josta vastaa ulkopuolinen palveluntarjoaja Clara Finland Oy.
  • Olemme ulkoistaneet It-hallinnan Suomen IT-tiimille, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle asiakastietoja tallennetaan tarvittaessa väliaikaisesti, kuten tapahtumien ilmoittautumisten yhteydessä.
  • Jäsenrekisterimme on FloMembers, josta vastaa ulkopuolinen palveluntarjoaja Flo Apps Oy.

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Asiakastietoja sisältävän Clara-järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Muita tietoja käsitellään suojatussa tietoverkossa ja palvelimella, jotka ovat palomuurein, salasaloin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Työntekijöiden käytössä olevat tietokoneet on suojattu henkilökohtaisin salasanoin.

Asiakassuhteen hoitamisen kannalta välttämättömät paperiset dokumentit säilytetään väliaikaisesti lukituissa kaapeissa lukituissa tiloissa. Dokumentit tuhotaan, kun ne on siirretty Clara-järjestelmään.

Asiakastietoja säilytetään niin pitkään kuin se on tarpeellista kohdassa 4 määriteltyjen tarkoitusten toteutumiseksi.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat asiakasrekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selosteta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojamuutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättynä. Mikäli muutos on merkittävä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla nettisivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti nettisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Turussa 21.5.2018

Maaria Seppälä
hallituksen puheenjohtaja
Turun Kaupunkilähetys ry